Nutzung der
regisafe Anwender-Tipp 05: Die Dateiverwaltung
Ein Schriftstück kann in regisafe mehrere Dokumente (Dateien) enthalten. In der Regel müssen Sie sich bei der Arbeit in regisafe nicht um die Dateinamen kümmern, da für Sie meist nur die beschreibenden Daten des Schriftstücks relevant sind – unter anderem die Beschreibung des Schriftstücks im Feld Text/Beschreibung. Möchten Sie aber beispielsweise ein Dokument per Mail versenden, werden die Dokumente mit dem Dateinamen versendet, den regisafe automatisch vergibt. Das können bei eingescannten Dokumenten relativ kryptische Dateinamen sein.
Der direkten Zugriff auf Dateien
Selbstverständlich bietet Ihnen regisafe auch Möglichkeiten zum direkten Zugriff auf die Dateien eines Schriftstücks. Dazu rufen Sie den Menüpunkt Datei | Dateiverwaltung eines Schriftstücks auf. Hier sehen Sie alle Dateien, die im gerade geöffneten Schriftstück hinterlegt sind. In den meisten Fällen wird dies genau eine Datei sein, aber ein Schriftstück kann durchaus auch mehrere Dateien enthalten.
Optionen in der Dateiverwaltung
Die Dateiverwaltung bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten. So können Sie die jeweilige Hauptdatei eines Schriftstücks festlegen (Als Hauptdatei festlegen). Diese Hauptdatei wird von regisafe dann immer als erstes bearbeitet und zum Beispiel im Vorschaufenster angezeigt.
Sie können weitere Dateien zum Schriftstück hinzufügen, neu erstellen oder aus anderen Schriftstücken übernehmen (Datei hinzufügen). Ebenso einfach können Sie eine Datei aus Windows per Drag & Drop in die Dateiverwaltung zusätzlich übernehmen. Natürlich können Sie auch einzelne Dateien aus einem Schriftstück herausnehmen (Datei löschen).
Um nun eine Datei umzubenennen, wählen Sie die gewünschte Datei und geben ihr nach Klick auf Datei umbenennen den gewünschten Namen. Die Dateiendungen wie .docx können nicht geändert werden.
Versenden Sie nun dieses Dokument über das interne Modul Mail/Wiedervorlage oder über die Funktion „Als E-Mail senden (Outlook)“ von regisafe, dann erhält der Empfänger die Anlagen mit den von Ihnen definierten Dateinamen.
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