Termine besser planen.
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Terminkalender
regisafe Anwender-Tipp 09: So nutzen Sie farbliche Kennungen, Terminsuche und Reserviertzeiten
Der Terminkalender in regisafe ist ein beliebtes Modul, mit dem persönliche Termine, Gruppentermine, aber auch Ressourcen wie Räume, Poolfahrzeuge oder Geräte bequem verwaltet werden können.
Gleichzeitige Anzeige von mehreren Kalendern:
Es ist jederzeit möglich, mehrere Kalender in einer Ansicht gleichzeitig anzuzeigen. Dies können Personenkalender, Gruppenkalender aber auch Ressourcen sein. Dazu wählen Sie die gewünschten Kalender einfach im Feld „Sachbearbeiter/Kalender“ aus:
In diesem Beispiel wird ein Raumkalender („*Schulungsraum“), ein Seminarkalender („*Seminar“) sowie ein Personenkalender gleichzeitig zur Anzeige gewählt.
Farbige Darstellung von Terminen
Es ist jederzeit möglich, mehrere Kalender in einer Ansicht gleichzeitig anzuzeigen. Dies können Personenkalender, Gruppenkalender aber auch Ressourcen sein. Dazu wählen Sie die gewünschten Kalender einfach im Feld „Sachbearbeiter/Kalender“ aus:
Zur besseren Übersicht können Sie Termine individuell einfärben. Wählen Sie dazu im Termin die gewünschte Farbe im Feld „Farbe“. Dort steht Ihnen eine breite Auswahl an Standardfarben zur Verfügung:
Sollten Sie die passende Farbe nicht darunter sein, können Sie Ihre Wunschfarbe über „Farbe definieren“ selbst zusammenstellen:
Termine suchen
Kennen Sie die Situation? Sie suchen einen Termin für vier Teilnehmer und müssen mühsam alle Kalender nach einem freien Zeitfenster durchsuchen? Dafür bietet regisafe einen eigenen Termin-Planungsassistenten. Sie starten den Assistenten im Terminkalender über die Schaltfläche „Termin planen“ in der Befehlsleiste:
Im nachfolgend angezeigten Termin-Assistenten wählen Sie die gewünschten Teilnehmer (inkl. Räumen und Ressourcen) aus und geben den Zeitraum ein, innerhalb dessen der Termin stattfinden sollte. Eine weitere Pflichteingabe ist die voraussichtliche Dauer des Termins. Sie können nach Bedarf Uhrzeiten eingeben oder die Standard-Arbeitszeiten verwenden. Auch die Einschränkung auf bestimmte Wochentage ist möglich.
Nach der Bestätigung der Eingabe sucht regisafe für Sie die möglichen Termine. Dort können Sie einen Eintrag auswählen und den gewünschten Termin übernehmen. Eine sehr praktische Funktion, wenn Sie Termine mit mehreren Teilnehmern planen.
Reserviertzeiten
Eine Besonderheit von regisafe sind Reserviertzeiten bei Terminen. Damit planen Sie vor und/oder nach dem eigentlichen Termin reservierte Zeiten. Beispielsweise können Sie so die Hin- und Rückfahrtzeiten zu einem externen Termin planen. Oder die Auf- und Abbauarbeiten bei einer Veranstaltung. Eine sehr praktische Funktion, um einen Termin realistisch darzustellen. Reserviertzeiten können sehr einfach gepflegt werden. Der Zeitrahmen des eigentlichen Termins wird durch die Felder „Uhrzeit:“ und „bis:“ gepflegt. Die Reserviertzeiten bestimmen Sie in den Feldern „Reserviert:“ und „bis:“. Bei einem neuen Termin sind diese Zeiten identisch. Möchten Sie Zeiten vor und nach dem Termin einplanen, ändern Sie die Reserviertzeiten entsprechend ab.
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