Digital Workplace:
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern einen digitalen Arbeitsplatz und profitieren Sie von der Flexibilität
Ein Digital Workplace (digitaler Arbeitsplatz) ist eine zentrale digitale Arbeitsplattform, die Informationen, Tools und Services ortsungebunden zur Verfügung stellt. Als organisationsinternes Webportal stellt es eine Weiterentwicklung des Intranets dar. Der Digital Workplace ist ein Sammelbegriff für Werkzeuge, die es ermöglichen, kollaborativ zu arbeiten und Informationen auszutauschen (siehe Social Software) und dies mit funktional bedeutsamen Unternehmens-Anwendungen (z. B. CRM, ERP) in Einklang zu bringen. (Quelle: Wikipedia)
Vorteile für Ihr Unternehmen
Wichtige Informationen und Wissen können schnell und einfach unternehmensweit geteilt werden. Das hat eine positive Auswirkung auf die Agilität und die Innovationskraft des Unternehmens und es sorgt für eine optimierte interne Kommunikation.
Dadurch wird eine Zusammenarbeit in dezentral verteilten Teams ermöglicht. Weiterhin fördert es den unternehmensweiten Wissensaustausch. Workflows und Arbeitsprozesse können durch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen vereinfacht werden.
Durch digitale Bildungsangebote und E-Learning-Kurse können sich die Mitarbeiter innerhalb einer Portallösung jederzeit fortbilden. In der Gesamtheit der Möglichkeiten fördert der Digital Workplace die Mitarbeiterzufriedenheit und spart Zeit sowie Kosten.
Flexibilität für Ihre Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter können orts- und zeitunabhängig und auf verschiedenen Endgeräten arbeiten. Liferay ermöglicht ein responsives Design und eine flexible Gestaltung der Oberfläche und ermöglicht so eine digitale Teamarbeit. Multichannel Publishing für Desktops sowie Smartphones und Tablets sind möglich.
Die Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben wird vereinfacht und verbessert. Durch die Bündelung von allen Services und Tools werden Systembrüche und langes Suchen reduziert und damit viel Zeit eingespart. Außerdem kann durch den Einsatz eines Single-Sign-On (SSO) Servers der Login erleichtert werden: Der User wird mit dem Login an seinem Arbeitsplatz auch automatisch im Portal angemeldet.
Digitale Teamarbeit
Damit ein Team auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs effektiv zusammenarbeiten kann, ist es essenziell, dass jeder Arbeitsplatz von überall an das Unternehmen und die wichtigsten Anwendungen angebunden ist. Dabei ist ein Digital Workplace mehr als „nur“ eine Kommunikationssoftware wie Outlook, Teams oder Zoom.
Im Digital Workplace wird es den Nutzern ermöglicht, kollaborativ (also z. B. auch parallel an einem Dokument) zu arbeiten und Informationen einfach und sicher auszutauschen, ohne diese immer per E-Mail zu schicken. Darüber hinaus können wichtige Unternehmens-Anwendungen angebunden werden.
Personalisierter Arbeitsplatz
Um eine Informationsüberflutung zu vermeiden, lässt sich der digitale Arbeitsplatz für den Nutzer personalisieren. Das bedeutet, dass er nur die Informationen sieht, die für ihn relevant sind. Die zu personalisierenden Inhalte werden mit einer bestimmten Kategorie versehen, etwa für den Fachbereich eines Mitarbeiters oder den Standort. Diese Kategorien werden dem Mitarbeiter zugeordnet und somit die digitale Teamarbeit verbessert.
Somit werden für jeden Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Inhalte in seinem Digital Workplace angezeigt. Personalisierung ist hierbei vielfältig einsetzbar. Von standortbezogenen News, abteilungsorientierten Blogbeiträgen, Räumen für Teams bis hin zu Dokumenten, die nur von bestimmten Personen gesehen werden dürfen, ist alles möglich.
Home-Office Support
Liferay bietet zahlreiche Werkzeuge und Möglichkeiten für eine umfangreiche Collaboration bzw. Zusammenarbeit, egal von welchem Ort. Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten, können sich einen geschützten Teamraum anlegen. Innerhalb dieses Raumes können Dokumente hochgeladen, gelesen und bearbeitet werden.
Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfolgt asynchron. Um Versionskonflikte zu vermeiden, können Dokumente im Digital Workplace ausgecheckt werden, sodass ein Dokument nicht gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden kann.
Ist eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten erwünscht, lässt sich das über ein Zusatzmodul „Synchrone Collaboration“ ermöglichen. Die Teamräume können mit Dokumenten-Verwaltung, Foren, Blogs, Kalendern und vielem mehr umfangreich ausgestattet werden.
E-Learning
Bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen profitieren nicht nur einzelne Abteilungen, sondern in der Regel jeder Mitarbeiter. Zum Beispiel während des Einstellungs- und Onboarding-Prozess.
Gerade neue Mitarbeiter lassen sich durch E-Learning schnell und unkompliziert mit dem richtigen Wissen versorgen. Wenn die Inhalte einmal erstellt sind, spart das bei jeder Neueinstellung Zeit für die Einarbeitung.
Der Nutzer kann sich über seinen Digital Workplace zeit- und ortsunabhängig, sowie selbständig lernen. Durch die offene Infrastruktur von Liferay ist es möglich, E-Learning-Systeme wie cBook von create.at in das System einzubinden.
Die E-Learning-Anwendungen bieten eine geschlossene Schulungsumgebung mit Online-Lektionen für Übungs- und Schulungsleiter. In der Anwendung können dem Nutzer fachliche Informationen sowie Softskills zur Verfügung gestellt werden. Die Lernerfahrungen und -fortschritte werden verfolgt und gespeichert.
Systemintegration und Hosting
Unsere Digital Workplaces sind darauf ausgelegt, nahtlos mit den Systemen und Anwendungen unserer Kunden zu interagieren. Dafür setzen wir auf modernste Schnittstellen-Technologien, um eine optimale Integration und Interaktion zu ermöglichen. Darüber hinaus verwenden wir fortschrittliche Hosting-Lösungen, die eine hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit gewährleisten. Unsere Hosting-Infrastruktur ist skalierbar, so dass wir jederzeit in der Lage sind, den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden.
Nutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung kann ebenfalls über externe Systeme erfolgen, wie z. B. über ein Active Directory, das mit dem digitalen Arbeitsplatz verbunden ist (z. B. via LDAP). Der Digital Workplace legt automatisch die User an, die im Active Directory hinzugefügt werden. Außerdem werden Rollen und Rechte gemäß der dort angelegten Gruppenrechte gesetzt.
Ein Administrator muss die Nutzerverwaltung also nicht an zwei Stellen vornehmen, sondern wie gewohnt im Active Directory. In einer guten Portalsoftware können beliebig viele Nutzer angelegt werden.
Schnittstellen
Im Digital Workplace können Sie die Daten aus allen weiteren, im Unternehmen eingesetzten Software-Systemen (z. B. ERP, CRM etc.) zusammen führen (sofern diese über Web-Schnittstellen verfügen). Die Anwendungen laufen nach wie vor eigenständig und können auch wie gewohnt bedient werden.
Der Zugriff im Portal zentralisiert die wichtigsten Informationen über ein einheitliches und übersichtliches Front-End. Es können also z. B. die Gehaltsabrechnungen aus dem Finanzbuchhaltungssystem oder die offenen Supportanfragen beim IT-Support direkt im Portal angezeigt werden.
Hosting
Wir konfigurieren und installieren auf Wunsch gerne „On Premise“, also in Ihrem Rechenzentrum oder direkt bei Ihnen auf Servern im Haus. So haben Sie die Kontrolle über die Applikation – ein großer Vorteil gegenüber extern gelagertem Code. Selbstverständlich bieten wir auch Hosting in der Cloud an, z. B. bei einem DSGVO-konformen Rechenzentrum in Deutschland.
Clustering
Benötigen Sie schnelle Erreichbarkeiten aus anderen Ländern, so können wir die Anwendung auch in einem vernetzten Servercluster installieren. So bleibt eine hohe Flexibilität, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit gegeben. Mit unseren Clustering-Lösungen gewährleisten wir eine erhöhte Ausfallsicherheit und Lastverteilung, damit Ihre Anwendungen jederzeit verfügbar und performant bleiben.
Integration & Skalierbarkeit
Liferay stellt die Grundlage für den digitalen Arbeitsplatz. Zusätzlich zur leistungsstarken Template-Engine bietet das Hybrid CMS eine Headless API. Durch diese können über Webschnittstellen beliebig viele Drittsysteme angebunden werden und einem künftigen Unternehmenswachstum steht nichts im Wege.
Durch die Schnittstellen kann die Digital Workplace-Lösung in bereits bestehende Infrastrukturen integriert werden. Unabhängig davon, ob die Daten in Liferay vorgehalten werden oder in einem bestehenden Ökosystem eingebunden sind.
Der OpenAPI Standard ermöglicht unseren Entwicklern die Anbindung von Systemen mit Webschnittstellen. So kann ein nahtloses Frontend mit allen täglich notwendigen Prozessen und Abläufen erstellt werden.
Prozesse digitalisieren
Im digitalen Arbeitsplatz lassen sich Workflows und Arbeitsprozesse durch Digitalisierung deutlich vereinfachen. Hier lohnt es sich zu überlegen, welche Arbeitsabläufe sich verbessern, vereinfachen oder sogar automatisieren lassen.
Workflow Engines unterstützen Sie, häufig vorkommende Prozesse zu vereinfachen und zeitsparender zu gestalten. Dadurch können Workflows im digitalen Arbeitsplatz ohne Unterbrechungen oder Medienbrüche durchgeführt werden. Man muss also z. B. ein Dokument nicht mehr zum Unterschreiben und Stempeln ausdrucken und wieder einscannen.
Das macht die Prozesse effektiver, weniger fehleranfällig und zeitsparender. Klassische Beispiele sind der Urlaubsantrag, Zeitnachweise oder Freigabeprozesse. Wir unterstützen den Industriestandard BPM 2.0 über die Workflow-Engine Camunda.
Liferay als Kundenportal-Lösung mit Self-Service Funktionen (Auszug)
Liferay bietet bereits in der Standardausführung einen enormen Leistungsumfang. Sehr viele Module können ohne großen Aufwand für Self-Service Funktionen verwendet werden und machen die Erstellung des Grundgerüsts für ein Kundenportal einfach.
Über die in Liferay bereits zahlreich vorhandenen Module bieten wir weitere Module an, die Enterprise Funktionalitäten ergänzen: Dazu gehören die Enterprise-Search iFinder, E-Learning Integration, leistungsstarkes Videohosting, sowie die Anbindung an die Workflow Engine Camunda zur Abbildung von Business Prozessen (BPM 2.0) auch über Portalgrenzen hinaus.
Kontakt
Haben Sie Fragen zu den Digitalen Workspaces, zu Liferay oder Open CMS?
Unsere Berater und technischen Spezialisten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
