Wenn ein papierloses
Büro das Ziel ist

Vorteile der digitalen Archivierung/Ablage

• Zentrale Ablage: In einem elektronischen Archiv legen Sie alle Informationen ab, die sowohl in Papier- als auch in digitaler Form vorhanden sind. E-Mails, Eingangsrechnungen, Bewerbungen, alles kann digital an einer zentralen Stelle in der dafür vorgesehenen E-Akte abgelegt und verwaltet werden.
• Die Verkürzung der Arbeitsprozesse: Die Bearbeitungszeiten von Dokumenten können im Idealfall auf mehrere Arbeitsstunden reduziert werden. Dank klarer Definitionen von Berechtigungen und Zuständigkeiten werden die zu bearbeitenden Vorgänge immer sofort nach Abschluss eines Arbeitsschritts dem nächsten zuständigen Bearbeiter digital “ übergeben“.
• Finden statt Suchen: Die digitale Archivierung von Dokumenten spart Platz im Vergleich zur traditionellen Ablage in Ordnern. Und unabhängig von der Menge der Dokumente dauert die Suche nach einem Dokument in Ordnern länger als die Suche nach einem Schriftstück oder einzelnen Belegen im DMS.
• Rechtliche Grundlagen: Laut Gesetzgebung besteht für bestimmte Dokumente und Unterlagen eine Archivierungspflicht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestimmen auch, wie lange diese aufbewahrt werden müssen. Automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen stellen sicher, dass alle relevanten Dokumente rechtskonform archiviert werden. Darüber hinaus können Sie bei Ablauf einer Aufbewahrungsfrist nachweisen, dass die Dokumente tatsächlich gelöscht wurden (z. B. personenbezogene Daten gemäß DSGVO).
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jedes Schriftstück, das archiviert wird, muss in unveränderbarer Form gespeichert werden. Sollten dennoch Änderungen auftreten, bietet regisafe eine Versionskontrolle, mit der jeder Vorgang nachvollziehbar, verifizierbar und ggf. beweisbar ist.