HR-Portal:
Die Digitalisierung der HR-Prozesse spart viel Zeit, die sinnvoll an anderer Stelle eingesetzt werden kann
In einem HR-Portal bündeln Sie alle Daten, Aufgaben, Prozesse die bei der klassischen Personalarbeit anfallen. Von der Pflege der Stammdaten, On- und Offboarding-Prozesse, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, uvm. So lassen sich HR-Prozesse digitalisieren und es bleibt mehr Zeit für die Nähe zu den Mitarbeitern.
Human Ressources Digitalisierung
Viele HR-Prozesse können durch Informationstechnologie verschlankt und vereinfacht werden. Mittlerweile erwarten Bewerber und neue Mitarbeiter, ein gewisses Maß an Digitalisierung im HR. Doch die Anforderungen an Personalabteilungen sind vielfältig. Eine elektronische Gehaltsabrechnung bringt andere Anforderungen an eine Software mit, als eine Reisekostenabrechnung. Und viele Software-Lösungen sind auf einen Themenbereich spezialisiert.
Hier unterscheiden sich Unternehmensportale. Sie sind wie Baukastensysteme aufgebaut. Mit ihnen gelingt es somit, standardisierte HR-Prozesse zu automatisieren und die Personalabteilung in den Themen: z. B. On- und Offboarding, internes Recruiting, digitaler Urlaubsantrag, digitale Reisekostenabrechnung, Performance Management oder Workflows zu unterstützen. Gleichzeitig erfüllen sie die Anforderungen an ein Mitarbeiterportal und können als ein solches ausgebaut werden. Weitere interessante Schnittstellen z. B. zum Personal-Leasing oder Online-Assessment-Center sind möglich.
HR-Portal Funktionen
Mitarbeiter- und Expertenprofile
Im HR-Portal werden Mitarbeiterprofile verwaltet – dort finden Sie Schulabschlüsse, Hard- und Soft- Skills, Projekterfahrungen und weitere Qualifikationen. Die Personalabteilung und Vorgesetzte haben so einen aktuellen Einblick über die Talente ihrer Mitarbeiter und erkennen, in welchen Bereichen diese gewinnbringend eingesetzt werden können. Der Bedarf an Weiterentwicklung wird sichtbar. Eine Experten-Suche im HR-Portal unterstützt die interne Stellenbesetzung und die Teambildung für geplante Aufgaben.
Urlaubsanträge digital
Reisekostenabrechnungen und Urlaubsanträge stehen an erster Stelle, wenn die Personalabteilung ihre Prozesse digitalisiert. Es kann ein Freigabeprozess für die Anträge eingerichtet werden, sodass z. B. Vorgesetzte den Urlaub erst genehmigen müssen. Befindet sich dieser selbst im Urlaub, geht die Urlaubsanfrage an eine Stellvertretung. Den Mitarbeitern werden digitale Antragsformulare bereitgestellt, die eingetragenen Daten werden zwischen den Systemen innerhalb der Portallösung ausgetauscht und synchronisiert.
Onboarding Prozess
Kleinunternehmen und Mittelständler haben häufig keine festen Abläufe, um neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen. Es soll schon vorgekommen sein, dass Neulinge sich ihren Stuhl selber aus dem Lager holen mussten und alleine zum Mittagessen gegangen sind. Abhilfe von diesem Desaster schaffen Onboarding-Prozesse ab dem ersten Arbeitstag, die im HR-Portal veröffentlicht sind. Dazu gehören Informationen zum Unternehmen, aber auch E-Learning Kurse. Ein kleiner, aber wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung im HR.
Weitere HR-Portal Funktionen in Liferay (Auszug)
Liferay bietet bereits in der Standardausführung einen enormen Leistungsumfang. Sehr viele Module können ohne großen Aufwand für Self-Service Funktionen verwendet werden und machen die Erstellung des Grundgerüsts für ein Kundenportal einfach.
Digitales Performance Management / Zielvereinbarungen
Für das Performance-Management werden Personalabteilungen in HR-Portallösungen digital unterstützt. Der Bewertungsprozess begleitet die Gespräche der Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten zu Zielvereinbarungen, Freigabeprozesse der Ziele, Beobachtung des Zielerreichungsgrades, Bewertung der Ergebnisse und Endgespräche. Die verschiedenen HR-Systeme des Unternehmens werden integriert. Das HR-Portal begleitet die Vorgesetzten und Mitarbeiter durch den aktuell gelebten Zielvereinbarungs- und Performance Management Prozess.
Der Mitarbeiter wird direkt eingebunden und hat Zugriff auf die ihn betreffenden Gesprächsprotokolle, Entwicklungs- und Lernstände. Aus dieser Perspektive kann er seine Ziele betrachten und daran arbeiten. Alle Stakeholder des Performance-Management-Prozesses erhalten Rollen und Rechte. Damit wird gesichert, dass nur berechtigte Personen entsprechende Dokumente und Entwicklungen sehen können. Wer im Prozess nicht eingebunden ist, hat keinen direkten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten.
Persönliche Daten pflegen
Zunächst sollen Mitarbeiter im HR-Portal Zugriff zu ihren persönlichen Daten wie Bankverbindung, Foto und Wohnadresse erhalten und diese verwalten können. Dabei werden die Änderungen, die ein Mitarbeiter vornimmt, erst dann für alle Berechtigten sichtbar, sobald der zuständige Personalmanager diese freigegeben hat. Bis dahin sind die Informationen nur für den Mitarbeiter einsehbar. Dies machen filigrane Rechte- und Rollenkonzepte von Portalsytemen möglich.
Verschlüsselte Gehaltsabrechnung im persönlichen Posteingang
Höchst brisant sind die Daten in einer Gehaltsabrechnung. Sicher verschlüsselt und zum Beispiel in einem PDF-Format verpackt, wandert sie aus dem HR-System (Payroll) in den persönlichen Posteingangskorb der Mitarbeiter im HR-Portal. Der analoge Papierweg ist damit überflüssig und ein weiterer HR-Prozess lässt sich so digitalisieren.
Single Point of Entry – für mehr Zufriedenheit
Über seinen Browser hat der Mitarbeiter einen zentralen Zugang (Single Sign-on) zu allen Anwendungen, die für ihn wichtig sind. Denn im HR-Portal sind die geschäftsrelevanten Anwendungen, zum Beispiel HR, ERP, etc., integriert. Schnittstellen und Web-Services synchronisieren die Daten sicher zwischen der Portalwelt und den Anwendungen. Über Prozesse werden die einzelnen Elemente orchestriert. Ein HR-Portal mit Liferay deckt diese Anforderungen souverän ab.
Mehrstufige Worksflows und Arbeitsprozesse
Für zweistufige Prozesse (z. B. Antrag – Freigabe) bringt Liferay bereits eine Workflow-Engine in der Standardausführung mit (Kaleo). Für mehrstufige Workflows integrieren wir für Sie die Camunda Workflow Engine. Camunda BPM stellt sicher, dass definierte Geschäftsprozesse, die auch mehrere Stufen und Personen umfassen, erstellt, überwacht und verwaltet werden können. Die Workflow-Engine bietet eine überzeugende Alternative: Sie ist leicht und entwicklerfreundlich, hoch integrierbar und hochgradig anpassbar. Camunda BPM besteht aus mehreren Komponenten und Applikationen, mit denen auch technisch nicht versierte Anwender definierte Businessprozesse modellieren und ausführen können.
E-Learning
Mitarbeiterportale oder HR-Portale mit Liferay haben eine offene Infrastruktur, die es ermöglicht, E-Learning-Systeme nahtlos zu integrieren. E-Learning-Anwendungen bieten eine geschlossene Schulungsumgebung mit Online-Lektionen für Übungs- und Schulungsleiter. Egal ob sich das Lernziel auf Fachliches oder Softskills konzentriert, die E-Learning-Systeme verfolgen und speichern alle Lernerfahrungen der Mitarbeiter. Sind alle Lernerfahrungen gesammelt, können die Verantwortlichen der Personalabteilung oder die Vorgesetzten leicht Lernlücken identifizieren und Verbesserungen quantifizieren.
Lernstandkontrolle oder Zielerfüllung werden dadurch gesteuert, Selbständiges und zeit- bzw. ortsunabhängiges Lernen wird unterstützt. Wieder ein kleiner Schritt für die Digitalisierung im HR Bereich.
Einen Ressourcenkalender für die Verwaltung von z. B. Schulungsräumen, technischen Ausstattungen oder KFZ-Pools in einem HR-Portal aufzurufen, ist eine erhebliche Vereinfachung der Ressourcen-Reservierungen. Jeder Mitarbeiter hat standortunabhängig Blick auf buchbares Equipment. Zusätzlich werden Termine aus dem persönlichen Outlook-Kalender angezeigt und synchronisiert. Denn wer sich im Mitarbeiterportal eingeloggt hat, möchte den Ressourcenkalender auch dort pflegen und nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her hüpfen.
Manuelle Pflege von internen Job-Anzeigen in verschiedenen Systemen und Job-Portalen ist nicht mehr zeitgemäß. Für eine interne Jobsuche werden aus ihrem HR-System im Portal Daten zu einer Stellenanzeige angezeigt. Darüber hinaus wird die Online Bewerbung von der Personalabteilung gesteuert, in dem die benötigten Daten über Formulare abgefragt und eine Upload-Funktionalität angeboten werden.
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