Mitarbeiterportal:
Ein Zugang, unendlich viele Anwendungen unter einem Dach.
Eine Mitarbeiterportal Software ist eine browserbasierte Anwendung. Sie bündelt sämtliche Informationen, Prozesse und Applikationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Oberfläche. Dabei bietet sie den Vorteil, dass der Mitarbeiter direkt mit seinem Login am Betriebssystem auch im Portal angemeldet wird (Single Sign-on).
Die Vorteile eines Mitarbeiterportals
Für die Mitarbeiter wird alles personalisiert zur Verfügung gestellt, jederzeit und überall. Informationen, die zur Verrichtung der täglichen Arbeit benötigt werden, können vom Mitarbeiter schnell und aktuell über das Mitarbeiterportal beschafft und weitergegeben werden. Betriebliche Arbeitsabläufe und administrative Aufgaben werden effizient unterstützt.
Dazu können alle Mitarbeiter schnell, einfach und gleichzeitig erreicht werden (z. B. mithilfe von Push-Nachrichten). Es entsteht eine transparente und einheitliche Kommunikation im Unternehmen.
Durch gemeinsam nutzbare Funktionen wie z. B. Foren, Teamräume und gemeinsame Kalender wird die Zusammenarbeit weiter erleichtert.
Wissen und wichtige Informationen können einfach erfasst, organisiert und bereitgestellt werden. Durch digitale Bildungsangebote und E-Learning-Kurse können sich die Mitarbeiter jederzeit fortbilden. Onboarding-Prozesse werden vereinfacht. Kurz: Sie sparen Zeit und Kosten durch automatisierte und beschleunigte Geschäftsprozesse.
Mitarbeiterportal Funktionen
Ihr Mitarbeiterportal sollte vor allem eines können: Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abholen und die tägliche Arbeit vereinfachen. Doch auch Ihre Unternehmenskultur kann durch eine Portallösung unterstützt werden und regelrecht aufleben. Zum Beispiel über Push-Nachrichten, die alle Mitarbeiter gleichzeitig erreichen und in denen gute Nachrichten simultan geteilt werden können.
Die Portalsoftware Liferay bietet grundsätzlich sehr viele Funktionen, welche die Zusammenarbeit im Team effizient und übersichtlich machen. Übrigens besonders bei stark wachsenden Unternehmen (Skalierbarkeit).
Funktionen für Mitarbeiter
- Einmaliges Anmelden (Single Sign-On)
- Integration bereits bestehender Anwendungen
- Collaboration Funktionen welche die Kommunikation im Team vereinfachen (Chaträume, Team-Gruppen, etc.)
- Digitalisierte Arbeitsprozesse wie Urlaubsanträge, Budgetfreigaben, etc.
- Mobiles Arbeiten / Home-Office (Responsives Design, Apps, etc.)
- Wissensmanagement / Dokumenten Management System (DMS)
- Digitale Weiterbildung (E-Learning)
Funktionen für HR
- Integration aller HR-Informationen (Digitalisierung der Personalabteilung)
- Steuerung über Rollen- und Rechtemanagement
- Modernes Onboarding
- Digitale Fortbildung / E-Learning
- Digitalisierung von Personalprozessen (Urlaubsanträge, Lohnabrechnungen, ggf. Schnittstellen zu externen Partnern)
- Expertensuche
- Skalierbarkeit (starker Anstieg an Mitarbeitern)
- DSGVO-konformes Hosting
- Gelebte Unternehmens- und Informationskultur z. B. durch interner Newsletter, Push Nachrichten, Blog,…
Wissensmanagement
Die Liferay Wissensdatenbank bzw. Knowledge Base ist ein bewährtes Modul, welches klassisches Wissensmanagement auf Basis einer Baumstruktur repräsentiert. Über die globale Volltextsuche werden Knowledge-Base-Artikel gefunden, sofern der Mitarbeiter die entsprechenden Leserechte besitzt. Dadurch bleibt bei einer sorgfältigen Pflege das Wissen im Unternehmen auffindbar und skalierbar.
Weitere Tools wie ein FAQ oder ein Wiki unterstützen professionelles Wissensmanagement ebenfalls.
Mitarbeiterprofile
In einem integrierten Mitarbeiterportal können die Profile Ihrer Mitarbeiter verwaltet werden. Dort finden Sie Schulabschlüsse, akademischer Grad, Hard- und Softskills, Projekterfahrungen und weitere Qualifikationen.
Dadurch haben Ihre Vorgesetzten und die Personalabteilung immer einen aktuellen Einblick über die Talente und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Finden Sie Mitarbeiter nach Profil und Qualifikation, z. B. in der Teamplanung oder für interne Stellen. Ein Mitarbeiterportal kann auch um HR-Komponenten erweitert werden.
Collaboration
Eine der Stärken von Liferay liegt in der Collaboration bzw. Zusammenarbeit. Es bietet nützliche Werkzeuge und zahlreiche Möglichkeiten, um Doppelarbeit zu vermeiden. Teams, die gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, können sich zum Beispiel innerhalb des Mitarbeiterportals einen geschützten Teamraum anlegen. Teamräume lassen sich dabei umfangreich ausstatten: Dokumenten-Verwaltung, Forum, Blog, Kalender und vieles mehr.
Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfolgt im Standard nacheinander und mit einer Erweiterung auch gleichzeitig.
Automation & Prozessdigitalisierung
Kundenportale ermöglichen eine enge Bindung zum Kunden. Aber auch umgekehrt hat der Kunde bereits eine Bindung mit ihren Leistungen oder
In einer Mitarbeiterportal-Software können Geschäftsprozesse digitalisiert werden. Es lohnt sich, kritisch zu hinterfragen, wie die täglich anfallende Arbeit im Unternehmen erledigt wird. Wo lassen sich Abläufe verbessern, vereinfachen oder sogar automatisieren?
Workflow Engines unterstützen Sie, Ihre Routineabläufe zeitsparend und einfach zu gestalten. Diese können ohne Medienbrüche durchgeführt werden, d. h. ohne ausdrucken, unterschreiben, stempeln und wieder einscannen. Das spart Zeit und es macht viele Prozesse effektiver und resistenter gegen Fehler.
Mit der Workflow Engine Kaleo können Sie in Liferay einfache Prozesse abbilden. Die Camunda BPM erlaubt das Modellieren mehrstufiger Workflows mit beliebig vielen Beteiligten. Beide Workflow Engines sind in unserer Portallösung nutzbar.
Homeoffice-Support
Ihre Mitarbeiter wollen an jedem Ort und zu jeder Zeit auf den Inhalt des Mitarbeiterportals zugreifen. Liferay ermöglicht ein responsives Design und hat damit auf die Frage nach flexibler Oberflächengestaltung und -logik eine Antwort. Es erlaubt Multichannel Publishing für Desktops sowie mobile Geräte wie Smartphones oder Tablet-PCs.
Entweder können für verschiedene Ausgabegeräte unterschiedliche Websites angelegt werden oder es wird bei der „All-In-One“-Lösung ein responsives Layout eingesetzt. Durch ein responsives Layout passt sich der Aufbau der Seite automatisch an die Darstellungsmöglichkeiten des Endgerätes an.
Gerade in Zeiten einer Pandemie sind Ihre Mitarbeiter flexibel und können jederzeit von Zuhause mit dem Mitarbeiterportal arbeiten.
Digitales Onboarding
Ein Mitarbeiterportal kann Sie beim Onboarding (Einarbeitung) neuer Mitarbeiter unterstützen. Prozesse und Workflows können digitalisiert werden. Den neuen Mitarbeitern können alle Informationen zum Unternehmen im Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden.
Mitarbeiter können auf häufig gestellte Fragen im FAQ schnell Antworten finden und sich in Teams (Teamräume) mit direkten Teamkollegen organisieren. Mit einem digitalen Telefonbuch, im Idealfall mit einer Expertensuche, können Ansprechpartner für spezielle Themen schnell gefunden werden.
Personalisierung
Inhalte lassen sich im Portal für Mitarbeiter personalisiert ausgeben, um eine Informationsüberflutung einzuschränken. Die zu personalisierenden Inhalte werden mit einer bestimmten Kategorie versehen, etwa für den Fachbereich eines Mitarbeiters oder den Standort. Diese Kategorien werden dem Mitarbeiter zugeordnet. Somit werden für jeden Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Inhalte angezeigt.
Personalisierung ist hierbei vielfältig einsetzbar. Von Standort bezogenen News, abteilungsorientierten Blogbeiträgen, Räumen für Teams bis hin zu Dokumenten, die nur von bestimmten Personen gesehen werden dürfen, ist alles möglich.
Expertensuche
Eine Expertensuche, teilweise auch als Yellow Pages bekannt, hilft vor allem neuen Mitarbeitern, schnell und einfach einen Experten für einen gewissen Bereich zu finden. Über ein spezielles Suchformular können bestimmte gewünschte Eigenschaften wie Fachkompetenzen, Sprachkenntnisse oder Projekterfahrungen ausgewählt werden. Passende Experten werden daraufhin in einer Ergebnisliste angezeigt, wo sie sich anklicken lassen und auf das Profil verlinken.
Im Profil des Mitarbeiters werden seine Eigenschaften und seine Kontaktdaten dargestellt (entsprechend den Suchkategorien). Es enthält zusätzlich freie Felder, in denen er seine Expertise detaillierter beschreiben kann.
Schnittstellen
Die Mitarbeiterportal-Software Liferay kann die Daten aus allen weiteren, im Unternehmen eingesetzten Software-Systemen (z. B. ERP, CRM etc.) zusammen führen (sofern diese über Web-Schnittstellen verfügen).
Die Anwendungen laufen nach wie vor eigenständig und können auch wie gewohnt bedient werden. Der Zugriff im Portal zentralisiert die wichtigsten Informationen über ein einheitliches und übersichtliches Front-End. Es können also z. B. die Gehaltsabrechnungen aus dem Finanzbuchhaltungssystem oder die offenen Supportanfragen beim IT-Support direkt über die Schnittstellenfähigkeit im Portal angezeigt werden.
Integration & Skalierbarkeit
Liferay stellt die Grundlage für die Mitarbeiterportale unserer Kunden. Zusätzlich zur leistungsstarken Template-Engine bietet das Hybrid CMS eine Headless API. Damit können über Webschnittstellen viele Drittsysteme angebunden werden.
Das Mitarbeiterportal kann relativ mühelos in bereits bestehende Infrastrukturen integriert werden. Unabhängig davon, ob die Daten in Liferay vorgehalten werden oder in einem bestehenden Ökosystem eingebunden sind.
Hosting
Als langjähriger Mitarbeiterportal Anbieter können wir Ihr Mitarbeiterportal auf Wunsch gerne „On Premise“, also in Ihrem Rechenzentrum oder direkt bei Ihnen auf Servern im Haus. So haben Sie die Kontrolle über die Applikation – ein großer Vorteil gegenüber extern gelagertem Code. Selbstverständlich bieten wir auch Hosting in der Cloud an, z. B. bei einem DSGVO-konformen Rechenzentrum in Deutschland.
Benötigen Sie schnelle Erreichbarkeiten aus anderen Ländern, so können wir die Anwendung auch in einem vernetzen Servercluster installieren. So bleibt eine hohe Flexibilität, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit gegeben.
Nutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung kann ebenfalls über externe Systeme erfolgen, wie z. B. über ein Active Directory, das mit dem Mitarbeiterportal verbunden ist (z. B. via LDAP).
Im Mitarbeiterportal werden automatisch die User angelegt, die im Active Directory hinzugefügt werden, inklusive der bereits angelegten Rollen und Rechte. Ein Administrator muss die Nutzerverwaltung also nicht an zwei Stellen vornehmen, sondern wie gewohnt im Active Directory.
Doch die Administration in Liferay umfasst noch mehrere Tools und Funktionen zur Verwaltung der Plattform. Zum Beispiel können hier Inhalte und Seiten verwaltet werden.
Kontakt
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Unsere Berater und technischen Spezialisten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
