PDF/A
Warum PDF/A der Schlüssel zur zukunftssicheren Dokumentenarchivierung ist
Kommunale Verwaltungen stehen zunehmend vor der Herausforderung, immer größere Mengen an digitalen Dokumenten langfristig revisionssicher und rechtlich konform zu archivieren. Bürgeranliegen, Bauanträge, Ratsbeschlüsse oder Haushaltspläne müssen nicht nur sicher aufbewahrt, sondern auch über Jahrzehnte hinweg lesbar und unverändert zugänglich sein.
Das PDF/A-Format hat sich als zuverlässiger Standard etabliert, der die rechtssichere Aufbewahrung von Verwaltungsdokumenten über Jahrzehnte ermöglicht. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und verschärfter gesetzlicher Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten, etwa durch die E-Government-Gesetze der Länder, wird die Bedeutung von PDF/A als Archivierungsstandard weiter zunehmen.
Was ist PDF/A?
PDF/A ist ein Dateiformat, das sich aus dem herkömmlichen PDF-Format ableitet und speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Der Unterschied zu einem herkömmlichen PDF liegt vor allem in den strengen Anforderungen an die Dokumentenstruktur, die sicherstellen, dass ein Dokument auch über Jahrzehnte hinweg lesbar bleibt – unabhängig von technischen Veränderungen.
Während Standard-PDF-Dateien dynamische Inhalte (z. B. Audio, Videos, Links) enthalten können, setzt PDF/A auf eine reduzierte und archivierungsfreundliche Struktur. Es eliminiert potenziell problematische Elemente und schafft so ein selbstständiges, plattformunabhängiges Archivformat.
Varianten des PDF/A-Standards
Die verschiedenen PDF/A-Standards spiegeln die technische Evolution wider und bieten – je nach Bedarf – unterschiedliche Möglichkeiten. Kommunen wählen den Standard entsprechend ihrer spezifischen Anforderungen – vom einfachen PDF/A-1 für Textdokumente bis zum komplexen PDF/A-4 für moderne Verwaltungsprozesse.
PDF/A-1
PDF/A-1 ist der ursprüngliche Standard (ISO 19005-1:2005) und basiert auf PDF 1.4. Es garantiert die visuelle Reproduzierbarkeit, verbietet jedoch moderne Funktionen wie Transparenzen, Ebenen und eingebettete Dateien, um maximale Langzeitarchivierungssicherheit zu gewährleisten.
PDF/A-2
PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) baut auf PDF 1.7 auf und erlaubt im Gegensatz zum Vorgänger modernere Funktionen wie Transparenzen, Ebenen und die Einbettung anderer PDF/A-Dateien. Es bietet zudem drei Konformitätsstufen (a, b und u), wobei „u“ sicherstellt, dass alle Zeichen Unicode-kompatibel sind.
- PDF/A-2a („accessible“): Diese Konformitätsstufe gewährleistet, dass das Dokument vollständig barrierefrei ist. Es enthält strukturierte und semantische Informationen, wie Absätze oder Überschriften, und ermöglicht eine natürliche Leseordnung sowie barrierefreien Zugang.
- PDF/A-2b („basic“): Diese Stufe konzentriert sich auf die visuelle Reproduzierbarkeit des Dokuments. Sie erfüllt die Mindestanforderungen für die Langzeitarchivierung, ohne zusätzliche strukturelle oder semantische Informationen.
PDF/A-3
PDF/A-3 (ISO 19005-3:2012) ist annähernd identisch mit PDF/A-2, erlaubt jedoch zusätzlich die Einbettung weiterer Dateiformate (z. B. XML oder Excel).
PDF/A-4
PDF/A-4 (ISO 19005-4:2020) basiert auf dem modernen PDF 2.0-Standard und vereinfacht die Konformitätsstufen auf „e“ (für technische Inhalte wie 3D-Daten) und „f“ (für nicht-PDF/A-konforme Anhänge). Durch seine Flexibilität und Unterstützung moderner Funktionen (z. B. technische Inhalte oder Anhänge) stellt das Format die Archivierung von komplexen Dokumenten sicher.
Mit Blick auf die zunehmenden Anforderungen von Dokumenten auf Barrierefreiheit spielt ein weiteres Format eine Rolle: PDF/UA (ISO 14289) ist der Standard für barrierefreie PDFs und zielt darauf ab, PDF-Dokumente so zu strukturieren, dass sie für Personen mit Behinderungen zugänglich sind (z. B. durch Screenreader oder andere Assistenztechnologien).
Rechtliche Grundlagen und Vorgaben für Kommunen
Die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz von PDF/A in Kommunen sind vielschichtig und folgen sowohl europäischen als auch nationalen Vorgaben.
eIDAS-Verordnung
Das Regelwerk der Electronic Identification, Authentication and trust Services bildet das europäische Fundament für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Sie regelt insbesondere die Anforderungen an elektronische Signaturen und Siegel, die für die Authentizität digitaler Dokumente essentiell sind. Die Verordnung stärkt die Rolle von PDF/A bei der revisionssicheren Langzeitarchivierung.
GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form definieren konkrete Anforderungen an digitale Archivierungssysteme. Sie fordern unter anderem die Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente, ihre Nachvollziehbarkeit sowie die vollständige Dokumentation aller Archivierungsprozesse.
DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung ergänzt diese Anforderungen um wichtige Aspekte des Datenschutzes. Sie verlangt nicht nur die sichere Aufbewahrung personenbezogener Daten, sondern auch die Möglichkeit, diese auf Anfrage zu löschen oder zu anonymisieren.
Die Revisionssicherheit der Archivierung muss in allen Fällen der Datenspeicherung durchgehend gewährleistet sein – von der Erfassung über die Speicherung bis hin zur möglichen Vernichtung der Dokumente.
Rechtliche Vorgaben in Bundesländern
Baden-Württemberg
Bekanntmachungen im Internet
Für rechtsgültige digitale Bekanntmachungen der öffentlichen Verwaltung sind zwei Komponenten entscheidend: Qualifizierte elektronische Signaturen bzw. Siegel garantieren die Authentizität und Unversehrtheit der Dokumente. Das PDF/A-Format gewährleistet deren dauerhafte Lesbarkeit und Archivierung. In Baden-Württemberg ist diese Kombination für Internetbekanntmachungen vorgeschrieben.
Einreichung von Bauunterlagen
Die Digitalisierung im Bausektor verlangt, dass Bauunterlagen elektronisch eingereicht werden. PDF/A wird ausdrücklich empfohlen, da es die Langzeitlesbarkeit und Integrität der Dokumente sicherstellt.
Niedersachsen
Bauunterlagen digital als pdf/A
Die NBauO fordert die elektronische Einreichung von Bauunterlagen in Formaten wie PDF 1.4 (PDF/A-1) oder 1.7 (PDF/A-2).
Nordrhein-Westfalen
Bauunterlagen digital als pdf/A
Der Leitfaden zur Bauakte empfiehlt PDF/A ausdrücklich für die elektronische Aktenführung und Langzeitarchivierung.
Die wichtigsten Vorteile von PDF/A
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Langfristige Lesbarkeit und Formatstabilität.
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Erfüllung rechtlicher Anforderungen an revisionssichere Archivierung.
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Kostenersparnis durch Vermeidung zukünftiger Datenmigrationen.
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Optimierung der Arbeitsabläufe durch standardisierte Prozesse.
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Barrierefreiheit: In Kombination mit PDF/UA können auch barrierefreie Dokumente erstellt werden.
Einsatzbereiche von PDF/A in Kommunen
- Bauwesen und Stadtplanung: Bauanträge, Baugenehmigungen, Bebauungspläne, Bauzeichnungen.
- Rats- und Beschlusswesen: Sitzungsprotokolle, Ratsbeschlüsse, Haushaltspläne, Verordnungen.
- Haushalts- und Finanzverwaltung: Haushaltspläne, Jahresabschlüsse, Steuerunterlagen, Rechnungen (z. B. im ZUGFeRD-Format).
- Bürgerbüro und Meldewesen: Meldebescheinigungen, Ausweise, Urkunden (z. B. Geburts- oder Sterbeurkunden).
- Personalwesen: Personalakten, Arbeitsverträge, Bescheinigungen.
- Öffentliche Ausschreibungen und Vergabeverfahren: Ausschreibungsunterlagen, Angebote, Vergabeprotokolle.
- Soziale Dienste und Jugendämter: Akten zu Sozialhilfe, Jugendhilfe, Unterhaltsangelegenheiten.
- Archivwesen: Historische Dokumente, öffentliche Aufzeichnungen, Archivgut.
Der regisafe PDF/A-Konverter
- Vollintegrierte und automatische Konvertierung von Dokumenten in PDF/A
regisafe bietet integrierte Funktionen, um Dokumente direkt bei der Verarbeitung oder Archivierung in das PDF/A-Format zu konvertieren. Dies reduziert manuellen Aufwand und gewährleistet, dass alle archivierten Unterlagen den Anforderungen an Langzeitlesbarkeit und Revisionssicherheit entsprechen. - 3 in 1: Langzeitlesbarkeit + hohe Kompression + OCR-Bearbeitung
Neben der Formatierung zur Langzeitarchivierung profitieren Anwender des regisafe PDF/A-Konverter zusätzlich von der hohen Kompression des Formats, das gleichzeitig auch durch die integrierte OCR-Funktion erfasst wird.