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Digitale Personalakte
Die digitale Personalverwaltung von regisafe
Aktuell werden Personalakten oft noch in Papierform abgelegt und in einer Registratur geführt. Der damit verbundene Zeitaufwand für die Ablage und Entnahme der Akten ist hoch. Deshalb gewinnt die Einführung der digitalen Personalakte zunehmend an Bedeutung. Mit der Einführung der digitalen Personalverwaltung würden vor allem eine Effizienzsteigerung und ein Zeitgewinn sowie eine Kostenreduzierung durch die Reduzierung der Druck- und Papierkosten einhergehen. Mit dem digitalen Personalbüro ergeben sich zudem Möglichkeiten, Arbeitsabläufe, Prozesse und Verwaltungsaufgaben durch die Digitalisierung weiter zu optimieren, zu vereinfachen und transparenter zu gestalten.
Intelligentes Personalmanagement leicht gemacht
Die digitale Personalverwaltung
Die digitale Personalverwaltung ist der papierbasierten Personalakte weit überlegen. In der digitalen Akte speichern Sie alle Personaldaten und -dokumente. Dabei werden alle Angaben und Vorgänge zentral im Dokumentenmanagementsystem verwaltet und können nur von berechtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden. Die digitale Personalverwaltung in regisafe und ihre Funktionen gehen dabei weit über die Möglichkeiten einer reinen Ablage in der digitalen Personalakte hinaus. Zahlreiche clevere Funktionen machen die digitale Personalverwaltung von regisafe zum Herzstück der Personalabteilung und überführen die Personalarbeit ins digitale Zeitalter.
Die digitale Personalverwaltung
Welche Daten und Vorgänge organisiert die digitale Personalverwaltung?
- Stammdaten: Personendaten, Adressdaten, Anstellungsdaten, Besoldung/Vergütung, Angaben zu Bankverbindung und Krankenkasse, …
- Persönliche Unterlagen: Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Informationen zu Fort- und Weiterbildungen, ärztliche Untersuchungen, polizeiliches Führungszeugnis, Personalfragebogen, Angaben zu persönlichen Veränderungen, …
- Unterlagen zur Tätigkeit: Stellenbeschreibung, Einarbeitungsplan, Beurteilungen, Mitarbeitergespräche, Beförderungen, Versetzungen, Abmahnungen/Verweise, …
- Abrechnungsrelevante Unterlagen: Grundentgelt, Prämien, Betriebliche Altersversorge, …
- Vertragliche Vereinbarungen: Einstellungszusage, Arbeitsvertrag, Verpflichtungen, Altersteilzeit, Nebentätigkeit…
- Unterlagen zu Abwesenheiten: Krankheitstage, Urlaubstage, Mutterschutz, Elternzeit, …
- Betriebliche Arbeitsmittel: Dienstausweis, Fahrtenbuch, Angaben zu Betriebsmittelausstattung wie Notebook, Mobiltelefon
- Wiederkehrende Prüfvorgänge und Termine: z. B. Führerschein, Gesundheitszeugnis, Beurteilungen, Reisekostenabrechnungen,…
Die digitale Personalverwaltung
Und wie steht es um den Datenschutz?
Speziell der Datenschutz ist nach Feststellung von Praktikern beim analogen Personalprozess eine Schwachstelle, da vom Posteingang bis hin zu einzelnen Bearbeitungsschritten sichergestellt werden muss, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf die Personaldokumente haben. Persönliche Daten sind besonders sensibel; entsprechend hoch ist das Sicherheitsniveau bei der digitalen Personalverwaltung in regisafe. Zugriffsgeschützt und datenschutzkonform gespeichert, können die vertraulichen Dokumente nur von befugten Personen eingesehen und bearbeitet werden. Selbstverständlich ist neben der zentralen, zugriffsgesteuerten Ablage auch die rechtskonforme Aufbewahrung möglich.
Die digitale Personalverwaltung
10 gute Gründe für die Einführung
- Zeitersparnis: Keine lange Sucherei mehr in den Personalakten nach bestimmten Dokumenten. Schneller Zugriff per Mausklick.
- Ortsunabhängig: Alle Dokumente sind für berechtigte Personen jederzeit und von jedem Ort aus abrufbar und dennoch rechtskonform abgelegt.
- Platzsparend: Keine verstaubten Aktenordner mehr in Aktenregalen, sondern alles zentral in einem DMS.
- Optimierter Datenschutz: Durch eine DSGVO-konforme digitale Verwaltung.
- Vorlagenbasierte Kommunikation: Viele Vorlagen können direkt aus der Personalakte erstellt, versendet und automatisch abgelegt werden.
- Automatisierte Prozesse: Fristenkontrolle, Wiedervorlagen- und Terminmanagement für viele Personalvorgänge.
- Effizienzgewinn: Routineaufgaben der Mitarbeiter im Bereich Personal werden reduziert. So bleibt mehr Zeit für die Gestaltung der Personalarbeit.
- Ressourcen einsparen: Reduzierung von Ausdrucken, Kopien und Papierakten. Die digitale Personalverwaltung spart Zeit, Geld und ist gleichzeitig umweltfreundlich.
- Vertraulichkeit der Daten: Zugriffsrechte regeln genau, wer auf welche Dokumente in der digitalen Personalakte zugreifen kann.
- Zeitgemäßes Arbeiten: Die Möglichkeiten der Digitalisierung optimieren alle Abläufe im Bereich Personal. So macht die Verwaltung Spaß.
Das digitale Personalbüro – alles auf einen Blick
Das Wichtigste zusammengefasst: Der Flyer zum digitalen Personalbüro bietet einen Überblick und steht hier zum Download bereit.
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