Dokumentenmanagement
mit regisafe

Vorteil 1: Die elektronische Akte

Das Herzstück eines Dokumentenmanagementsystems ist die E-Akte, die zu jedem Vorgang geführt wird und alle Dokumente, Informationen und sonstige Unterlagen enthält.

Vorteil 2: Schnelle Suche

Bei rein papierbasierten Verträgen ist die Recherche meist zeitintensiv – vor allem dann, wenn Dokumente über mehrere Standorte verteilt sind und zunächst angefordert werden müssen. Aber auch die Suche nach digital abgelegten Dokumenten kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Durch praxisnah gestaltete Suchfunktionen ermöglicht das Dokumentenmanagement die schnelle Wiederauffindbarkeit der abgelegten Dokumente. Dazu werden die Dokumente bei Import oder Erstellung automatisiert und vollständig indiziert – unabhängig von der Art des Dokuments.

Vorteil 3: Management von Aufgaben, Terminen und Ablagefristen

Zu den Kernfunktionen des Dokumentenmanagements zählt die automatische Termin- und Fristenüberwachung. Aufwändige Prozessabläufe wie z. B. der personenintensive Freigabeprozess, lassen sich durch maschinell gestützte, integrierte Workflows leicht bewältigen. Auch Aufgaben und Termine sind für ein leistungsfähiges DMS kein Problem. Ist die Vorlauffrist eines Termins erreicht, werden Folgeaktionen wie z. B. E-Mail-Versand oder Darstellung von To-do-Listen automatisch ausgeführt.