regisafe ist das führende Dokumentenmanagementsystem im kommunalen Bereich in Deutschland. Es ersetzt die papierbasierte Verwaltung durch die elektronische Ablage und Archivierung. Medienbrüche, überquellende Papierakten, Doppelablage und langwierige Suchen gehören somit der Vergangenheit an. Mit regisafe organisieren Verwaltungen ihr Schriftgut einfach, schnell und effizient. Dabei erfolgt die Schriftgutverwaltung nach Aktenplan. Und das aus gutem Grund.
Der Aktenplan stellt ein personenunabhängiges, objektives Ablageschema dar, innerhalb dessen alle Informationen, Dokumente, Dateien, Unterlagen etc. in einer einheitlichen Gliederung erfasst und abgelegt werden. Der Aktenplan richtet sich dabei nach den behördlichen Aufgaben. Für alle Benutzer, die mit dem Aktenplan arbeiten, gilt die gleiche Struktur, sodass Informationen und Schriftstücke von jedem Benutzer unter dem gleichen Ablageschema abgelegt, und von anderen Benutzern auf immer die gleiche Weise innerhalb dieses Schemas gefunden werden können – ohne dass die ablegende und die findende Partei dazu miteinander kommunizieren müssen. Darum ist der Aktenplan objektiv, d.h. „sachbezogen“ und die Schriftgutverwaltung nach Aktenplan empfehlenswert.
Der Aktenplan ist organisatorisch das Herzstück der digitalen Verwaltung mit regisafe und ermöglicht das erfolgreiche und effektive Dokumentenmanagement. Die Schriftgutverwaltung nach Aktenplan ist anderen Ablagemöglichkeiten weit überlegen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Sind sämtliche Schriftstücke, Dokumente und Informationen innerhalb des systematisch aufgebauten Aktenplans abgelegt, so sind diese rasch recherchiert, zentral von allen zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bearbeitbar und transparent dokumentiert.
Dabei ist gewährleistet, dass Vorgänge gesamtheitlich betrachtet werden können. Dies führt zu einer beschleunigten Auffindung von Dokumenten, optimierten Verwaltungsabläufen sowie einer raschen Recherche benötigter Informationen. Der systematische Aufbau des Aktenplans schafft Synergieeffekte bei der verwaltungsweiten Ablage und erleichtert die Archivierung von Dokumenten. Die Möglichkeit zur Definition von Aufbewahrungsfristen legt den Grundstein für eine rechtssichere Archivierung.
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