Ob der Befehl tatsächlich angezeigt wird, ist von den Berechtigungen und System-Einstellungen abhängig.
Dokumente senden
regisafe Anwender-Tipp 04: So einfach versenden Sie Dokumente direkt aus regisafe
regisafe bietet mit dem Modul Mail/Wiedervorlage ein leistungsfähiges eigenes Mail-Modul, das perfekt in die Dokumentenlandschaft integriert ist. Aber auch Outlook-Anwender können regisafe bequem zum Versand von Dokumenten direkt aus dem DMS nutzen. Dabei ist es nicht erforderlich, die Datei umständlich auf der lokalen Festplatte zwischen zu speichern, um diese dann in einem weiteren Schritt im Mailprogramm einzufügen. Mithilfe des Befehls: Als E-Mail senden, können Sie regisafe-Objekte (in erster Linie natürlich Schriftstücke) bequem direkt aus regisafe über ein externes E-Mail-Programm versenden.
So gehen Sie vor
Starten Sie den Befehl, indem Sie Schriftstücke, die Sie versenden wollen, in der Trefferliste markieren und anschließend im Kontextmenü den Befehl Als E-Mail senden ausführen (je nach Konfiguration auch im Untermenü Mail/Wiedervorlage).
Das folgende Dialogfenster wird geöffnet. Dort sehen Sie die ausgewählten Schriftstücke. Mit einem Doppelklick auf das Schriftstück ändern Sie bei Bedarf das Format der Anlage – zum Beispiel von Verweis auf Kopie.
Verweise können nur Empfänger öffnen, die im selben regisafe arbeiten. Hier wird nicht das Dokument selbst verschickt sondern nur ein Verweis auf das regisafe-Objekt. Verweise werden übrigens auch von unseren neuen regisafe-Apps unterstützt. So können Sie auch unterwegs auf Ihrem Smartphone oder auf dem Tablet Dokumente bequem öffnen.
Kopien sind normale Dateianhänge in einer Mail, d.h. die Dokumente werden als Anhänge versendet. Sie können dann auch von Empfängern außerhalb Ihres regisafe-Systems geöffnet werden.
Bei Bedarf nutzen Sie die Schaltflächen Hinzufügen, Ändern und Löschen, um die Liste der Schriftstücke weiter zu ergänzen oder Dokumente aus der Liste herauszunehmen. Bestätigen Sie dann Ihre Änderungen mit OK. Die Schriftstücke werden an Outlook übergeben. Füllen Sie die neue Outlook-Mail wie gewünscht aus und senden Sie diese ab. Fertig!
Die regisafe Oberfläche.
Sie wollen mehr über die Funktionalitäten in regisafe erfahren? Dann buchen Sie jetzt Ihren Platz für das Grundlagenseminar I oder II – egal, ob in Präsenz oder virtuell. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
Neue Anwender-Tipps gibt es in den Akademie-News!
Kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne!
regisafe-Lösungen
Sie kennen regisafe noch nicht und möchten sich beraten lassen? Finden Sie hier Ihren Ansprechpartner:
Support
Sie setzen regisafe bereits ein und benötigen Support? Dann kontaktieren Sie hier unser Support-Team:
regisafe Akademie
Sie interessieren sich für regisafe-Seminare und weitere Lernangebote? Hier geht es zur regisafe Akademie: