Adressdaten-Chaos adé. Neben den Funktionen für eine DSGVO-konforme Aufbewahrung bietet die zentrale Adressverwaltung in regisafe noch viel mehr. Die umfangreichen Funktionen präsentieren unsere Experten in einem eigenen Fachvortrag über rund 3 Stunden. Mit den dort gezeigten Funktionen und Tipps bringen Sie Ihre Adressverwaltung komplett auf Vordermann.
Funktionen für die DSGVO-konforme
regisafe Anwender-Tipp 17: DSGVO-konforme Adressverwaltung
Gut gepflegte Adressen sind das A und O bei vielen Verwaltungsvorgängen. Korrekt gepflegte Adressdaten sparen Zeit und Geld. regisafe bietet eine sehr leistungsfähige Adressverwaltung, die mit einer Vielzahl an Funktionen gewährleistet, dass Adressen vollständig, fehlerfrei und DSGVO-konform erfasst werden. Einige davon stellen wir in diesem Anwender-Tipp vor.
Der Bearbeitungsstatus
Die Adressverwaltung ermöglicht es, verschiedene Bearbeitungsstatus zu setzen. Der Status „Adresse prüfen“ stellt beispielsweise sicher, dass eine neu eingegebene Adresse von einer zentralen Stelle auf Inhalt und Vollständigkeit geprüft wird. Ein weiterer sinnvoller Bearbeitungsstatus, der zur Erfüllung der Anforderungen der DSGVO erforderlich ist, ist die „Kommunikationssperre“. Mit diesem Status, der administratorenseitig definiert werden kann, wird verhindert, dass Bürgerinnen und Bürger kontaktiert werden, die explizit keine Kommunikation wünschen. Dazu wird der Bearbeitungsstatus bei der betroffenen Adresse auf den definierten Sperrzustand gesetzt. Diese Adresse kann künftig nicht mehr kontaktiert werden.
Hinweis für regisafe-Administratoren:
Zur Definition eines Bearbeitungsstatus für Adressen rufen Sie Programm | Auswahlfeld-Listen und dort die Auswahlfeld-Liste Adressverwaltung | Bearbeitungsstatus auf. Definieren Sie einen neuen Eintrag, den Sie z. B. „Kommunikationssperre“ nennen. Im Reiter Untergeordnete Objekte, den Sie nach Klick auf Status-Funktionen bearbeiten sehen, markieren Sie die gewünschten Sperren (‚Anlegen von Verteilern verhindern‘, Anlegen von Akten/Vorgängen verhindern‘, ‚Anlegen von Schriftstücken verhindern‘). Um weitere Arbeitsschritte durch einen Bearbeitungsstatus auszulösen, kann ein Workflow definiert werden.
Versionsverwaltung für Adressen zur Dokumentation von Änderungen
Bei aktivierter Versionsverwaltung wird bei Objekten in regisafe, z. B. Schriftstücken für jede Änderung eine eigene Version angelegt. Das ist unverzichtbar, um Änderungen nachvollziehen zu können oder auf einen früheren Stand zuzugreifen. Falls Sie die Versionsverwaltung in regisafe eingebunden haben, können Sie diese auch für Adressen nutzen. Rufen Sie die entsprechende Adresse auf und wählen Sie den Menüpunkt Sicherheit | Versionen. Nun sehen Sie in der Versionsverwaltung einen Vergleich der Adressstände, welches Feld geändert wurde und wann dies geschah. So können Sie durchgeführte Änderungen prüfen und nachweisen oder bei Bedarf den früheren Stand einer Adresse wiederherstellen.
Aufbewahrungsfristen zum Aussondern von Adressen
Die DSGVO schreibt vor, dass Adressen nicht uneingeschränkt lange gespeichert werden dürfen. So müssen beispielsweise Bewerberdaten nach wenigen Monaten wieder gelöscht werden. Dazu bietet regisafe die Möglichkeit, auch bei Adressen eine Aufbewahrungsfrist zu setzen. Diese kann im Menüpunkt ‚Aufbewahrung‘ definiert werden. Im Auswahlfeld Aufbewahrungsfrist definieren Sie die maximale Zeit, die für die Speicherung der Adresse vorgesehen ist. Über die Aussonderungsfunktion von regisafe werden die Adressen dann nach Ablauf der Frist zur Aussonderung vorgesehen. Dabei werden die Zustände „Archivwürdig“ und „Vernichten“, die Sie ebenfalls im Reiter Aufbewahrung definieren, berücksichtigt.
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